ITツールでコストを削減。本当にやるべき税務支援に注力を

Pision合同会計事務所について教えてください

Pision合同会計事務所は独立した税理士が、ミッションやビジョンに共感して集まっている組織です。現在4人が参画し、法人の税務顧問や個人の確定申告、相続申告、経営予測シミュレーションやバックオフィス効率化のためのツール導入支援といった幅広い領域でサポートを行っています。

事務所経営で大切にしている想いについて具体的に教えてください

開業する時に、創業メンバーの押味とお互いそれぞれ経営理念や事務所としての方針を考えました。そしてお互いの考えをすり合わせるように言語化して、ミッションとして「Pursue purpose」、ビジョンとして「中小企業の会計税務・協働経営のパートナー」を掲げました。ビジョンの通り、会計税務の専門性を活かして経営者と共に成長を目指すパートナーであるために、常に何のために行動するのかを問いかけるようにしています。漠然と仕事をこなすのではなく、なぜこの仕事に取り組むのかを明確にすることでモチベーションや意思決定のスピードにも繋がります。

もちろん、簡単に答えが出せない問いもありますが、自分へ問いかけ続けるだけでもサービスの質は変わってくると考えています。

マネーフォワード クラウドを導入した理由について教えてください

お客様のパートナーであるために税務や経営に関する相談を受け、さまざまな課題に対応するために幅広いサービスを提供したいと考えていました。そのために、日々の入力業務や帳簿の作成にかかる時間や書類の管理コストを削減する必要がありました。そこで、金融機関の取引データの自動連携や、自動仕訳ルールによる効率化とペーパーレスでの書類管理を両立できる「マネーフォワード クラウド」を導入することに決めました。

マネーフォワード クラウドを導入する時に工夫したポイントや導入して得られた効果について教えてください

「マネーフォワード クラウド」の大きな特徴として、多種多様なサービスの取引データを自動で連携できることがあります。ただし、「マネーフォワード クラウド」を有効に活用するためにはお客様の協力が欠かせません。

例えば、お客様に経費をクレジットカードで支払ってもらうことや、ネットバンキングの利用をお願いをしていますが、そのために私たちは主に2つ工夫しています。1つ目は、契約する前にお客様にイメージを持ってもらうために資料を作って説明を行うことです。

具体的には、資料は「Google ドライブ」に保存してもらうこと、連絡は基本的に「Chatwork」で行うことなどを最初に確認しています。また、契約してからも証憑や法定調書の送付など、お客様にお願いする業務も一覧にしてお渡しすることにより、資料の漏れを減らす工夫をしています。

2つ目の工夫が「Google ドライブ」の整理です。ペーパーレスで資料をやり取りする上でお客様が正しく資料を保存してもらう必要があるので、なるべく直感的に分かりやすいようにフォルダを整理しています。このような取り組みにより、日々の入力・記帳業務が効率化され、バックオフィスの効率化や税務相談などの業務に注力できるようになりました。入力の作業も導入前に比べて約1/5ほどに削減できました。

そのため、まだクラウド会計ソフトなどを導入していないお客様に向けて導入を支援するサービスも提供し、より多くのお客様に手厚い支援を行っていきたいと考えています。

税務相談などでお客様をサポートするときに気をつけているポイントはありますか？

お客様と直接お話するときは将来設計や税務相談に時間を使いたいと考えているので、業績報告はなるべくチャットでの報告にとどめています。事前に業績数字を共有した上で課題の特定をお客様と一緒に行いサポートしています。

また、基本的なことではありますがお客様ごとに合わせたコミュニケーションを取ることを心がけています。例えば、お客様の中には業績に対して関心が高くない方もいらっしゃいます。そのようなお客様には月次の面談では経営数値については細かく説明せず、年に1回決算前後のタイミングで時間をとり、原価や経費などの基本的な項目について指摘や助言を行っています。会社の経営状況にもよりますが、安定している場合は事業に専念していただき、私たちが数字の管理を行うような柔軟な対応をしています。

最後にマネーフォワード クラウドの導入を検討している会計事務所様へメッセージをお願いします

クラウド会計を導入することは業務効率化の手段としては重要です。しかし、その前に目的を定める必要があります。私たちのビジョンと重なりますが、何のためにクラウド会計を導入し、その先にどんな成果があるのかを考えなくてはなりません。ただ、周りの会計事務所や時代の流れに合わせて導入するだけでは従業員は納得してくれません。ひいては、その従業員から説明を受けるお客様も切り替えてくれないでしょう。

ですから、私たちはまず、クラウド会計を使う目的を定め、活用した先のイメージを従業員やお客さんに共有しました。そして、納得してもらった上で導入することで効率的に活用できる体制を作ることができたと思います。